Privacy- en cookieverklaring

In deze privacy- en cookieverklaring leggen we uit hoe en waarom we jouw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en beschermen. We verwerken gegevens van verschillende personen, zoals leden, prospects, bestuurders, vrijwilligers, cursisten, deelnemers aan opleidingen, leveranciers, opdrachtnemers en bezoekers van onze website.

Je leest hier meer over de redenen waarom we jouw gegevens nodig hebben, hoe lang we deze bewaren en welke rechten je hebt met betrekking tot je persoonsgegevens. Afhankelijk van je relatie met VIB, vind je hieronder de informatie die specifiek voor jou van toepassing is.

Voor potentiële leden

Wanneer je je gegevens met ons deelt voor een mogelijk lidmaatschap, gebruiken we deze om je te informeren over de vereniging en de voordelen van het lidmaatschap. Het verwerken van je gegevens is nodig om een eventuele overeenkomst voor het lidmaatschap aan te gaan, zoals bepaald in de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Als je besluit geen lid te worden, verwijderen we je gegevens uiterlijk 2 jaar na ons laatste contact.

Voor leden van de vereniging

Lidmaatschap registreren en uitvoeren
De persoonsgegevens die je met ons deelt, gebruiken we om je lidmaatschap te registreren en te beheren. Zo kunnen we je op de hoogte houden van alles wat speelt binnen de vereniging, zoals onze activiteiten en belangrijke ontwikkelingen in de branche die voor jou relevant zijn. We gebruiken je gegevens ook voor administratieve zaken, zoals het innen van de contributie.

We bewaren je gegevens maximaal twee jaar na het einde van het verenigingsjaar waarin je lidmaatschap is beëindigd.

Nieuwsbrieven en commerciële mailings
In onze nieuwsbrieven houden we je op de hoogte van relevante diensten en aanbiedingen van derden die mogelijk interessant voor je bedrijf zijn. Deze mailings kunnen commerciële inhoud bevatten. Voordat we zulke mailings versturen, vragen we altijd om je toestemming. Elke keer dat je een commerciële mailing ontvangt, kun je je eenvoudig afmelden voor toekomstige mailings via de afmeldlink onderaan de nieuwsbrief.

Voor het versturen van onze nieuwsbrieven maken we gebruik van een externe mailingdienst. Alleen de noodzakelijke gegevens worden met deze dienstverlener gedeeld. De verwerking van je gegevens gebeurt op basis van ons gerechtvaardigd belang om bepaalde werkzaamheden uit te besteden.

Vermelding van uw bedrijf op onze website
Als je ons bij het aangaan van je lidmaatschap toestemming hebt gegeven, plaatsen we de gegevens van je bedrijf op onze website. Dit maakt het voor potentiële klanten, leden en andere bezoekers gemakkelijk om contact met je op te nemen via ons platform.

Verzameling en verwerking van persoonsgegevens van bestuursleden
We verzamelen en verwerken de persoonsgegevens van onze bestuursleden om hen in staat te stellen hun functie goed uit te voeren. De relatie tussen een bestuurder en onze vereniging beschouwen we als een ‘overeenkomst’ volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De verwerkingen die we uitvoeren zijn noodzakelijk voor de uitvoering van deze overeenkomst.
Daarnaast gebruiken we de persoonsgegevens van bestuursleden om hen in te schrijven in het handelsregister en om wijzigingen door te geven aan de Kamer van Koophandel. We zijn wettelijk verplicht om deze gegevens aan de Kamer van Koophandel te verstrekken.
De persoonsgegevens van bestuursleden worden bewaard voor een periode van 7 jaar na het beëindigen van de bestuursfunctie.

Verzameling en verwerking van persoonsgegevens van deelnemers aan forums en vrijwilligers
Als vereniging hebben we werkgroepen, externe besturen, forums en andere platforms (gremia) waaraan professionals uit de sector deelnemen. We verzamelen en gebruiken je persoonsgegevens om je in staat te stellen je rol binnen deze forums uit te voeren. De relatie tussen een deelnemer en de vereniging beschouwen we als een ‘overeenkomst’ volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De verwerking van je gegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van deze overeenkomst.

We gebruiken je persoonsgegevens om je in te schrijven als deelnemer in het forum en om wijzigingen door te geven. We delen je gegevens uitsluitend met de organisator van het forum, en dit gebeurt alleen als je daarvoor toestemming hebt gegeven.
Je persoonsgegevens worden bewaard voor de duur van 7 jaar na beëindiging van je functie binnen het forum.

Voor leveranciers en opdrachtnemers
We verzamelen en gebruiken de persoonsgegevens van leveranciers en opdrachtnemers omdat dit nodig is voor het aangaan en uitvoeren van een overeenkomst met jou. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als je optreedt als spreker bij een verenigingsevenement, of wanneer je als (potentiële) leverancier of opdrachtnemer betrokken bent bij een inkooptraject. In dat geval hebben we je gegevens nodig om te communiceren over de specificaties, wensen en voorwaarden van de betreffende dienst of levering, om facturen te verwerken en om efficiënt met je samen te werken.

We bewaren de persoonsgegevens van leveranciers en opdrachtnemers voor de duur van 7 jaar na het einde van het boekjaar waarin de overeenkomst volledig is uitgevoerd. Dit komt overeen met de fiscale bewaartermijn.

Voor bezoekers van onze website: Wat je moet weten

Contactformulier
Op onze website kun je een contactformulier invullen. De gegevens die je hier invult, gebruiken wij om je te informeren over de vereniging, het lidmaatschap of om je vraag te beantwoorden. Het verwerken van deze gegevens is noodzakelijk om je zo goed mogelijk van dienst te zijn en de juiste informatie te verstrekken.

We bewaren de persoonsgegevens die je via het contactformulier verstrekt maximaal één jaar na ons laatste contact.

Cookies
Onze website maakt gebruik van cookies. Dit zijn kleine tekstbestanden die op je computer, tablet of smartphone worden geplaatst wanneer je onze website bezoekt. Cookies helpen ons om informatie te verzamelen die we bij een later bezoek kunnen gebruiken.

We plaatsen functionele cookies om ervoor te zorgen dat de website goed werkt, zoals het onthouden van je inloggegevens.

Daarnaast gebruiken we analytische cookies, zoals Google Analytics, om inzicht te krijgen in hoe onze website wordt gebruikt, bijvoorbeeld welke pagina’s het meest bezocht worden. De informatie die we verzamelen, wordt zoveel mogelijk geanonimiseerd.

Als je toestemming hebt gegeven, plaatsen we tracking cookies om je internetgedrag te analyseren. Op basis daarvan kunnen we je gerichte aanbiedingen doen voor producten of diensten. Je kunt je toestemming op elk moment intrekken. Je gegevens worden maximaal één jaar bewaard.

Persoonsgegevens van overige relaties
Persoonsgegevens die wij van andere relaties ontvangen, verzamelen en gebruiken wij omdat dit nodig is voor het behartigen van onze gerechtvaardigde belangen. Dit kan onder meer gaan om het onderhouden van contact, het bevorderen van samenwerking, het verstrekken en/of verkrijgen van informatie, en het onderhouden van ons netwerk.

De branchevereniging organiseert regelmatig evenementen die ook voor niet-leden toegankelijk zijn. Wanneer je je hiervoor aanmeldt, beschouwen wij dit als een overeenkomst volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Het verwerken van je persoonsgegevens is dan noodzakelijk om de overeenkomst uit te voeren, bijvoorbeeld voor het informeren over het evenement en het communiceren over andere relevante zaken, zoals de kosten.

De persoonsgegevens van overige relaties bewaren wij maximaal één jaar na ons laatste contact.

Externe Verwerkers en Gegevensverwerking

Microsoft
Als vereniging maken wij gebruik van de diensten van Microsoft, zoals Windows, Office en de bijbehorende opslagmogelijkheden voor e-mail en bestanden. Omdat Microsoft is gevestigd in de Verenigde Staten, kunnen persoonsgegevens mogelijk naar de VS worden overgedragen wanneer je gebruik maakt van onze diensten.

Microsoft is gecertificeerd onder het EU-U.S. Privacy Shield, wat betekent dat de bescherming van jouw persoonsgegevens voldoet aan de geldende Europese privacywetgeving.

Gegevens worden bewaard zolang de betreffende dienst wordt gebruikt. Na beëindiging van de dienst kan het account nog een bepaalde periode actief blijven.

Koninklijke Metaalunie
De ledenadministratie van VIB wordt beheerd door de Koninklijke Metaalunie, en wij maken gebruik van hun servercapaciteit. Dit betekent dat persoonsgegevens mogelijk aan Metaalunie worden doorgegeven. De verwerking van deze gegevens is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om bepaalde diensten van derden af te nemen en de efficiëntie van onze dienstverlening te waarborgen.

Persoonsgegevens worden maximaal 7 jaar bewaard na beëindiging van het lidmaatschap.

website en e-mailservices VIB
Onze website en e-maildiensten worden gehost door een externe partij. Om deze diensten te kunnen leveren, worden persoonsgegevens gedeeld met de betreffende hostingprovider(s). De verwerking van uw gegevens is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om bepaalde diensten van derden af te nemen.

De persoonsgegevens worden maximaal 1 jaar bewaard na het laatste contact, tenzij anders aangegeven.

Uw Rechten Met Betrekking Tot Persoonsgegevens
U heeft het recht om inzage te vragen in de persoonsgegevens die wij van u verwerken. Daarnaast kunt u ons verzoeken om uw gegevens aan te vullen of onjuistheden te corrigeren. Ook kunt u vragen om uw persoonsgegevens te laten verwijderen of het gebruik daarvan te beperken. U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens en kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Verder kunt u verzoeken om een kopie van uw persoonsgegevens of om deze over te dragen aan een andere organisatie.

Om uw rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via:

Secretariaat VIB
Zandheuvel 17
4901 HT Oosterhout
Telefoon: +31 (0)30 630 04 04
E-mail: info@isoleren.nl

Voor vragen of meer informatie over het verzamelen en gebruiken van uw persoonsgegevens kunt u uiteraard ook bij ons terecht.

Deze privacyverklaring is voor het laatst gepubliceerd op: 30 mei 2018.